Descriptions de responsabilités et matrices de compétences : deux outils de gestion essentiels

Qu’on soit en période de crise ou pas, et peu importe la taille de votre organisation, les descriptions de responsabilités et la matrice de compétences sont 2 outils essentiels en gestion des ressources humaines qui peuvent permettre aux gestionnaires d’optimiser la performance des équipes et de l’entreprise.

Pour être efficaces, ces outils n’ont pas besoin d’être compliqués ni fastidieux. Au contraire, « keep it simple » ! À titre informatif, la description de responsabilités vise d’abord à présenter le rôle, soit la raison d’être du poste. Ici, 3 lignes peuvent suffire pour en faire la présentation. Par la suite, viennent les grands champs de responsabilités et principales activités qui permettent de bien assumer chacune des responsabilités identifiées. Rien ne sert d’aller dans le détail et de tenter de lister les tâches. De toute façon, les gens ne sont pas stimulés par des « tâches », mais bien par des « responsabilités ». Évitez aussi de tomber dans les « instructions de travail », qui ne sont utiles qu’en contexte de formation en emploi.

Enfin, au terme de chaque description de responsabilités devrait se retrouver le profil de compétences recherché. Ces informations vous permettront de sauver beaucoup de temps lors de vos processus de dotation.

Pour sa part, la matrice de compétences est un outil très visuel. Elle reprend les grands champs de responsabilités pour chaque poste et chaque personne, et permet de visualiser le niveau de compétences de chaque employé (ex : via un code de couleur) associé à chaque activité. Les responsabilités essentielles y sont aussi ciblées afin de vous assurer de toujours avoir un « back up » en cas d’absence. Un exemple très concret à cet effet est la production des payes. Nous sommes tous d’accord pour affirmer que la production des payes est une activité essentielle dans toutes les entreprises. Ainsi, toute entreprise se doit nécessairement d’avoir 2 personnes en maîtrise des compétences spécifiques pour assumer cette responsabilité.

Dans le contexte de petites et moyennes entreprises, il peut s’avérer très utile et efficace de combiner les descriptions de responsabilités à la matrice de compétences, par département. Ceci permet alors à chacun des membres de l’équipe d’avoir une vision très claire de qui fait quoi, qui est en maîtrise, qui a besoin de développement des compétences et où sommes-nous à risque. Voilà un exemple visuel d’outil de gestion des compétences et des responsabilités récemment développé pour un de nos clients.

Outre le fait que les descriptions de responsabilités et matrices de compétences soient particulièrement efficaces et précieuses en temps de crise, voici en quoi ils s’avèrent très utiles dans votre gestion quotidienne des ressources humaines:

• Lors de la planification de vos besoins de main-d’œuvre;
• Lors de vos processus de dotation;
• Lors de l’accueil, de l’intégration et de la formation de vos nouveaux employés;
• Lors de l’évaluation de la performance de vos employés;
• Lors de la planification de vos activités de développement des compétences;
• Lors de la planification de projets, afin d’y affecter les meilleures ressources aux meilleures places;
• Lors de l’élaboration et/ou de la mise à jour de votre structure salariale;
• Lors de la réalisation de votre exercice d’équité salariale et de vos maintiens de l’équité salariale;
• Lors de la planification de vos besoins de main-d’œuvre;
• Lors de l’élaboration de plans de carrière personnalisés;
• Etc.

Enfin, au-delà l’efficacité organisationnelle, il faut voir que ces outils sont d’excellents moyens de communication, favorables à la mobilisation et à la fidélisation de vos employés. Concrètement, chaque employé a besoin de savoir où commencent et où se terminent ses responsabilités. Bien plus, le fait de pouvoir partager leurs savoir-faire et de pouvoir contribuer au développement des compétences des autres membres de l’équipe peut être une activité très valorisante entre les membres d’une équipe. Il en sera de même lors de l’implication de vos employés dans l’élaboration et/ou la mise à jour de vos matrices de compétences… d’autant plus que les meilleures personnes qui ont les meilleures idées quand vient le temps d’améliorer les processus sont toujours celles qui réalisent le travail !

En conclusion, sachez que l’accompagnement associé à l’élaboration de ces outils de gestion est normalement soutenu financièrement par votre Centre local d’emploi (Services Québec). Profitez-en dès maintenant, les nouveaux budgets 2020 entrent en vigueur dès aujourd’hui, 1 avril 2020.