Descriptions de responsabilités et matrices de compétences : deux outils d’optimisation des RH

Le monde du travail change. Les ressources humaines aussi. Les employés souhaitent de plus en plus contribuer et faire partie des activités de l’entreprise. Un cadre limité à l’exécution de responsabilités ne répond plus à leurs besoins.

Les marchés, nous avons été forcés de le constater au cours des derniers mois, sont également susceptibles d’une instabilité rapide. L’agilité organisationnelle est définitivement un atout des plus précieux.

Miser sur les responsabilités et les compétences, peu importe la taille de l’entreprise

Puisque de plus en plus, les entreprises sollicitent les membres de leurs équipes afin de faire preuve d’autonomie, d’initiatives et de résolution de problèmes complexes, les compétences deviennent plus importantes que les connaissances. Pour optimiser la performance des équipes et des entreprises, deux outils sont essentiels : les descriptions de responsabilités et les matrices de compétences.

« Keep it simple! »

Description de responsabilités ET matrices de compétences : ne vous laissez pas impressionner par le vocabulaire! Ces outils n’ont pas à être compliqués pour en retirer toute leur efficacité!

Voyons d’abord la recette d’une bonne description de responsabilités. Son objectif est de présenter le rôle de l’employé dans l’entreprise, soit la raison d’être du poste. Ainsi, une petite description de trois lignes est suffisante.

Ensuite, vous nommez les grands champs de responsabilités et les principales activités permettant de bien assumer chacune des responsabilités identifiées. Ici, il est important de se rappeler que les gens ne sont pas motivés par des tâches, mais bien par des responsabilités. Oubliez les longues listes de tâches et les instructions de travail, parlez plutôt de l’apport essentiel que l’employé aura pour l’équipe et l’entreprise.

Terminez la description des responsabilités par le profil de compétences ciblé. Avec une description des responsabilités si complète et orientée vers les compétences, vous gagnerez beaucoup de temps, entre autres, lors de vos processus de dotation.

À quoi sert une matrice de compétences?

Outil très visuel, la matrice de compétences vous permet de voir, en un clin d’œil,

• Les responsabilités liées à chacun des postes en vigueur dans votre entreprise;
• Les personnes qui sont à même de prendre ces responsabilités;
• Leur niveau de compétence.

Voilà beaucoup d’informations en un seul tableau pratico-pratique!

Dans le modèle élaboré pour bonifier cet article, vous pouvez voir qu’une responsabilité aussi essentielle que produire les payes peut être réalisée par le technicien à la paye, de même que 2 autres personnes occupant des postes dans le même département, si celui-ci devait s’absenter. Grâce au code de couleur, vous êtes aussi à même de savoir rapidement le niveau d’aisance de chaque employé dans l’exécution de ces travaux.

Le pouvoir de ces outils sur votre gestion au quotidien

Les descriptions de responsabilités et les matrices de compétences sont, bien entendu, fort utiles en temps de crise et elles le sont également dans de multiples aspects de votre gestion quotidienne des ressources humaines :

• La planification de vos besoins de main-d’œuvre;
• Vos processus de dotation;
• L’accueil, l’intégration et la formation de vos nouveaux employés;
• L’évaluation de la performance de vos employés;
• La planification de vos activités de développement des compétences;
• La planification de projets, afin d’y affecter les meilleures ressources aux meilleures places;
• L’élaboration et/ou la mise à jour de votre structure salariale, incluant la réalisation de votre exercice d’équité salariale ou de maintien de l’équité salariale;
• L’élaboration de plans de carrière personnalisés;
• Etc.

Une source de mobilisation

En plus d’augmenter votre efficacité organisationnelle, les descriptions de responsabilités et les matrices de compétences sont d’excellents moyens de communication.

En définissant clairement là où commencent et là où se terminent les responsabilités de chaque employé, en regard du poste occupé, vous créez un cadre sécurisant. Selon la culture de l’entreprise, rien n’empêche aux employés d’élargir le cadre en fonction de leurs talents respectifs. Plus encore, le fait pour un employé de pouvoir partager ses savoir-faire et de contribuer au développement des compétences des autres membres de l’équipe peut être très valorisant.

Le fait d’impliquer les employés dans la définition/bonification de vos descriptions de responsabilités et des matrices de compétences, permettra d’atteindre 2 objectifs : 1) cohérence et efficacité de l’exercice; 2) mobilisation par l’implication. Bref, qui de mieux placés que ceux qui font le travail au quotidien pour vous dire quelles responsabilités doivent être assumées et quelles compétences doivent être maîtrisées !

EN CONCLUSION, un rappel de l’introduction : le monde du travail change, les ressources humaines aussi, les employés souhaitent de plus en plus contribuer et faire partie des activités de l’entreprise. Voilà donc une belle occasion de mobilisation de vos troupes!

Vous avez besoin d’accompagnement pour élaborer ces outils de gestion? Ces projets sont normalement soutenus financièrement par votre Centre local d’emploi (Services Québec). Contactez-nous pour plus d’informations!