La communication : la base de tout!

La plupart des entreprises utilisent des moyens de communication formels et informels pour garder le contact avec leurs clients potentiels ou actuels, leurs partenaires, leurs fournisseurs, etc. Ces mécanismes reposent sur les principes de  la communication externe, dont font aussi partie l’ensemble des initiatives marketing (pour faire connaître le produit ou service) et tout ce qui a trait à l’image de l’organisation (visibilité, site internet, commandites, etc.).

Les activités de communication interne, quant à elles, s’adressent plus spécifiquement aux employés, que ce soit pour les informer ou les sensibiliser sur un aspect de leur travail. C’est ce que nous appelons ici la communication organisationnelle. 

Qui communique à qui en milieu de travail? 

La communication peut prendre plusieurs directions dans une organisation. Tout d’abord, la communication peut être verticale ou horizontale. La communication horizontale englobe les messages transmis entre collègues d’une même équipe ou de différents départements en vue de s’entraider à atteindre les objectifs respectifs. Par exemple, une équipe qui envoie un rapport à une autre équipe, c’est de la communication horizontale. Un employé qui répond à un courriel interne en fournissant une liste pour un autre département, c’est encore une forme de communication.

La communication verticale, quant à elle, peut être soit ascendante ou descendante. Dans le premier cas, les employés donnent de l’information aux dirigeants, que ce soit lors de rencontres ou en complétant des questionnaires ou sondages internes. Dans le cas de la communication descendante, qui est sans doute la forme la plus fréquente, les dirigeants transmettent un message aux employés.

Quand le message traite des résultats, des orientations stratégiques, des attentes globales envers les employés ou implique de la reconnaissance à grande échelle, il est toujours préférable que la haute direction, dont le président ou la présidente, soient présents.

Idéalement, dans une perspective de mobilisation, la communication doit permettre une certaine interactivité, c’est-à-dire que ceux qui reçoivent le message bénéficient d’un espace pour réagir, pour répondre ou pour poser des questions.

Quelles sont les principales stratégies de communication interne?

Il existe plusieurs façons de transmettre l’information entre les personnes ou les paliers concernés. Que ce soit par voie virtuelle, en personne ou sur papier, voici un aperçu des principales méthodes généralement utilisées :

• communiqués ou notes de service;
• journal ou bulletin interne;
• affiches ou babillard;
• rencontres gestionnaire-employé;
• réunions d’équipe ou interdépartementales;
• journées thématiques (conventions, activité de lancement, réflexion annuelle, portes ouvertes, etc.);
• sondages, groupes de discussions ou boîtes à suggestions;
• intranet ou blogue;
• forum de discussion ou réseau social d’entreprise;
• guides ou manuels (pratiques ou procédures);
• etc.

Quiconque veut améliorer la communication dans une organisation doit toutefois veiller à ne pas tomber dans un piège, celui de surcharger les boîtes de courriel et les agendas des employés, puisque comme le dit l’adage populaire : « trop, c’est comme pas assez »!

De nombreuses entreprises voient leurs équipes souffrir de « réunionite » et leurs employés perdre un précieux temps productif simplement pour trier et gérer les trop nombreux messages provenant de toutes parts…

Pour s’en sortir indemne, 3 mots à retenir : planification, régularité et simplicité. En effet, une communication bien coordonnée permettra un message clair et évitera les répétitions, les malentendus, les fausses rumeurs, les correctifs (erratum), etc. D’autant plus que ces effets secondaires d’une mauvaise communication se traduisent bien souvent par d’incalculables pertes de temps. 

Qu’est-ce que ça rapporte, toute cette communication?

Prenons d’abord la question à l’inverse. Dans les sondages de satisfaction du personnel, un des principaux éléments sur lequel une majorité d’employés sondés s’entendent généralement, c’est sur le fait que la communication interne doit être améliorée.

En effet, il s’agit souvent d’un élément déficient dans nos organisations. Dans ce contexte, les employés se sentent à l’écart des décisions, peu au courant des objectifs de l’entreprise et cela joue négativement sur leur engagement à long terme.

Une entreprise qui prend le temps de planifier et de coordonner ses communications internes pourrait donc voir un impact positif sur le climat de travail, le sentiment d’appartenance, la mobilisation, la créativité et l’efficacité des travailleurs. Surtout si le contenu est perçu comme étant pertinent et communiqué avec un souci de transparence. Et encore plus si la réalité pratique correspond vraiment au discours véhiculé.

Comme gestionnaire et représentant de la direction, vous avez la responsabilité d’ouvrir les canaux de communication. C’est la mobilisation de toute votre équipe de travail qui en dépend!