La gestion des priorités par la théorie des crapauds/des grosses roches : quelques trucs pratico-pratiques qui font gagner du temps!

Lors de la réalisation d’AUDITS RH auprès d’un échantillon d’employés, dans le cadre de projets de développement de la Marque Employeur de nos clients, nous entendons souvent parler de « surcharge de travail » pour justifier (à tort ou à raison) la difficulté, et même l’incapacité, à atteindre les objectifs. Il ne suffit que de quelques questions complémentaires pour comprendre que la gestion des priorités est la source de la problématique de la majorité des employés et gestionnaires. Trop souvent, les journées sont organisées en fonction des activités/responsabilités préférées, faciles et favorites, plutôt que celles qui sont prioritaires, plus énergivores.

Pour gagner du temps et atteindre ses objectifs, l’essentiel est d’éliminer les facteurs dérangeant la bonne conduite des projets et de bien planifier chaque journée. C’est là qu’entre en jeu la théorie des crapauds et/ou celle des roches et du sable. À vous de déterminer l’image qui vous convient le plus ! Personnellement, je préfère celle des roches et du sable 😊

Les crapauds, ou les grosses roches, représentent les activités/responsabilités les plus importantes et, souvent, qui nécessitent beaucoup de concentration. L’humain est humain, soyons honnêtes, ces activités/responsabilités ne sont pas toujours nos favorites. Ainsi, chaque roche ou chaque crapaud symbolise une activité/responsabilité prioritaire (urgente et importante).

Comme il n’y a rien de pire que de manger un crapaud, mieux vaut le manger tôt le matin pour s’assurer que tout se passe bien le reste de la journée! S’il y en a plus d’un, mangez le plus gros en premier. De plus, qu’on se le dise, ce n’est pas parce que vous regardez le crapaud qu’il va disparaître… Au contraire! Parallèlement, si vous n’avez que des crapauds à manger pour toute votre journée de travail, vous devriez vous poser des autres questions!

 Bon cette introduction faite, voici quelques étapes et trucs pratico-pratiques afin d’assurer une efficacité quotidienne

Étape 1 : Validez votre rythme de travail

Pendant toute une semaine, faites l’exercice suivant : combien de temps (par tranche d’une demi-heure) avez-vous consacré à des sujets et que vous n’aviez pas prévu de faire pendant la journée? Je parle bien de sujets prioritaires (importants et urgents), sinon, ce sont des actions à planifier pour plus tard.

Évaluez votre « dose » moyenne d’imprévus qui peuvent survenir chaque jour. Si cela représente plus de la moitié de votre temps de travail, interrogez-vous pour comprendre pourquoi vous êtes autant perturbé dans vos activités ? Vous dérange-t-on vraiment pour des choses critiques ? Cela est peut-être inhérent à votre poste, mais prenez le temps de réfléchir à la situation pour voir comment réduire toutes ces perturbations qui vous consomment au moins la moitié de vos journées.

Étape 2 : La planification des grosses roches et du sable

Votre « todo-list » est constituée des différentes activités/responsabilités à assumer. Chacune ayant une priorité différente. Il faut distinguer 2 types d’activités/responsabilités :

• Celles qui vont vous faire avancer de manière importante vers l’atteinte de votre objectif pour la concrétisation de vos projets :

• • Ce sont les « grosses roches ». Ce sont souvent des activités/responsabilités qui nécessitent de rester concentré un certain temps.

• Celles qui contribuent à avancer, pas à pas, dans vos projets

• • Ce sont « les petites roches et le sable ». Ce sont, en général, des activités/responsabilités qui prennent peu de temps, et nécessitent moins de concentration.

Ces 2 catégories d’activités/responsabilités sont nécessaires pour l’atteinte finale de vos objectifs reliés à la concrétisation de vos projets, mais il faut d’abord commencer par remplir sa journée avec les grosses roches et ensuite combler les trous avec les petites roches et le sable.

Si vous traitez les activités/responsabilités de moindres valeurs ajoutées (le sable) en début de journée, parce qu’elles sont simples, vous plaisent et vous apportent du plaisir, vous n’aurez jamais de temps pour gérer une grosse roche avant la fin de votre journée.

Pour gagner en efficacité, vous pouvez rassembler plusieurs activités/responsabilités du même projet en un seul gros caillou. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à passer d’une activité/responsabilité à la suivante, car elles appartiennent toutes au même contexte.

Étape 3 : L’étape qui fait toute la différence dans l’efficacité de votre journée, celle d’instaurer des rituels pour rythmer votre journée

Instaurez ces 4 rituels quotidiens pour bien rythmer chaque journée de travail :

• D’abord, qu’on se le dire, une journée efficace commence… la veille! Chaque fin de journée, avant de terminer le travail, définissez les priorités et la planification du lendemain. A la fin de votre semaine de travail, définissez les priorités du lundi et de la semaine suivante. Il n’y a pas plus grugeur de temps que de commencer le lundi matin en se grattant la tête pour identifier par quoi commencer !
• Commencez votre journée de travail, en attaquant les principaux objectifs du jour (les plus gros cailloux). Ceci doit être votre toute première action du jour, avant même de consulter vos courriels.
• A mi-journée, faites le point sur vos réalisations du jour.
  Qu’avez-vous pu accomplir comme activités/responsabilités ce matin ? Que reste-t-il à faire avant la fin de la journée, malgré quelques imprévus survenus ?
• En fin de journée, prenez un peu de temps pour faire le bilan de ce que vous avez réalisé.
  .Avez-vous bien effectué toutes les activités/responsabilités prévues ?
  .Si vous constatez régulièrement que les choses ne sont pas passées comme prévu, assurez-vous d’identifier les causes.

 EN CONCLUSION, parce qu’une image vaut mille mots, voilà une vidéo qui, en moins de 2 minutes et avec une touche d’entrain et d’humour, résume très bien tout le contenu de cet article : https://www.youtube.com/watch?v=XmtXzV4Ukls

Références :

https://www.25hbook.com/

https://asana.com/fr/resources/eat-the-frog

https://testing-girl-avis.com/gestion-du-temps-et-des-priorites-brian-tracy.html

https://www.secretaire-inc.com/connaissez-vous-la-theorie-du-crapaud/