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Cameron ressources humaines
La surveillance des employés : jusqu’où pouvez-vous aller ?
En cette ère des technologies de l’information, ayant contribué à créer une quasi-dépendance chez les générations « y » et «c » à l’égard de leur « connexion », les entreprises doivent nécessairement s’assurer que ces outils de travail répondent à leur raison d’être, soit maximiser la productivité.
Ainsi, il est possible d’assurer une surveillance de vos employés, mais certaines règles découlant de la législation en vigueur se doivent d’être respectées.
Dans un premier temps, voici les éléments pour lesquels il est possible que vous souhaitiez assurer une surveillance étroite :
• Un problème soutenu d’absentéisme : un membre de votre équipe est régulièrement absent ou est en absence depuis un bon moment, et vous souhaitez valider la légitimité des raisons mentionnées par cet employé;
• Le vol, que ce soit le vol de temps ou le vol de biens appartenant à l’entreprise : considérant le fait que plus de la moitié de la population dispose d’un téléphone intelligent, plusieurs membres de votre équipe peuvent être tentés de demeurer « connectés » à leurs réseaux sociaux alors qu’ils sont rémunérés pour travailler. Parallèlement, il peut aussi arriver qu’un employé s’approprie d’un bien appartenant à l’entreprise, que ce bien soit physique ou…électronique susceptible de contenir des informations commerciales confidentielles.
• La nécessité d’assurer la sécurité : dans un contexte où votre entreprise présente des risques à la sécurité (ex : raffinerie), il pourrait être justifié d’assurer une surveillance.
Dans un deuxième temps, voici les conditions à mettre en place avant d’assurer la surveillance des membres de votre équipe :
• Le respect du droit à la vie privée. Ici, il est d’une évidence que l’exécution d’un travail (contre rémunération) dans des lieux contrôlés par un employeur a un effet réducteur sur l’expectative légitime de vie privée d’une personne. Ainsi, bien qu’il ait un droit à la protection de la vie privée, chaque employé doit nécessairement avoir des attentes moindres lorsqu’il se trouve sur les lieux du travail que lorsqu’il se trouve à sa résidence personnelle. Toutefois, il faut garder en tête que vous vous devez de choisir le moyen de surveillance le moins intrusif possible.
• La mise en place et diffusion de politiques internes. La rédaction de politiques d’entreprise (via le Manuel de l’employé, par exemple) permet de limiter l’expectative de vie privée au travail, de bien définir le cadre de surveillance de l’employeur, en plus de présenter les sanctions disciplinaires (pouvant aller jusqu’au congédiement) auxquelles s’expose tout employé tenté de transgresser les règles. Ces politiques peuvent porter sur différents sujets tels : l’utilisation des outils de communication personnels au travail, l’utilisation des outils professionnels pour des fins personnelles, la propriété des biens et fichiers informatiques à l’entreprise, etc. À noter que vos politiques doivent être claires, connues des employés et appliquées par vos gestionnaires.
Dans un troisième temps, voici les 2 principaux moyens de surveillance couramment utilisés par les entreprises :
• La vidéosurveillance : ce moyen de surveillance est très encadré par les lois en vigueur. Ainsi, vous devez être avisé qu’il est interdit:
o De filmer un employé d’une façon continue;
o D’utiliser un tel moyen aux fins de contrôle disciplinaire ou de surveillance de la performance d’un employé;
o De visionner à tout moment et sans raison spécifique le contenu des bandes;
o De ne pas limiter l’accès aux bandes à un nombre restreint de personnes concernées.
Ainsi, seules certaines circonstances particulières, peuvent permettre à l’employeur d’utiliser de tels moyens extraordinaires comme, par exemple, pour surveiller les endroits-clés où se sont commis et/ou où pourrait se commettre des vols.
• La cybersurveillance :
Il est tout à fait possible de faire usage de logiciels ou d’outils qui peuvent venir vous aider à exercer une surveillance efficace, ponctuelle et aléatoire de l’utilisation des outils web et de communication, dans la perspective d’assurer la productivité de vos employés. Si vous avez un doute raisonnable qu’Internet a été abusivement utilisé par un des membres de votre équipe sur les heures de travail, à des fins personnelles, via le courrier électronique, les outils de clavardage, le Web (ex : réseaux sociaux, sites de rencontre, de transactions bancaires, d’achats en ligne, ou encore de pornographie…), il vous est aussi possible de faire enquête sur l’utilisation de tels outils professionnels par cet employé.
Bien qu’une politique puisse informer vos employés de vos droits et de leurs obligations à l’égard de ces outils de travail, il reste que l’application du droit de gérance et l’utilisation de la politique doivent respecter certaines limites. Ainsi, si votre droit de gérance vous permet de surveiller l’utilisation d’Internet au travail, il faut savoir que vous devez toujours vous assurer de respecter les balises déjà mentionnées tel le droit à la vie privée de vos employés.
En conclusion, la mise en place d’outils de surveillance de vos employés est possible, toutefois elle doit respecter les conditions imposées par la législation en vigueur, à défaut de quoi vous pourriez vous exposer à :
• une plainte pour atteinte à la vie privée, entre autres auprès de la Commisison d’accès à l’information;
• des recours en dommage pour l’utilisation de moyens de surveillance illégaux;
• une exclusion de preuve devant un tribunal.
Documents de références :
.Charte québécoise des droits et libertés de la personne;
.Code civil du Québec;
.Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
.Réseau juridique du Québec : L’utilisation d’internet sur les lieux du travail.
Rédigé par Nancy Cameron, CRHA
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