Le pouvoir de surveillance de l’employeur

C’est connu, Internet permet d’avoir accès rapidement à une foule
d’informations et constitue un outil de travail des plus efficaces. Ainsi,
rares sont les milieux de travail qui ne mettent pas Internet à la disposition
de leurs employés. Toutefois, une distinction importante est à faire entre
l’utilisation d’Internet et de la messagerie électronique à des fins
professionnelles, versus l’utilisation à des fins personnelles, pendant les
heures de travail. L’utilisation d’Internet et de la messagerie électronique
à des fins personnelles est de plus en plus répandue, et ce, encore
davantage depuis l’éclosion des différents réseaux sociaux tels que
Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.

De récents sondages dénotent qu’une proportion importante
d’employés utilisent Internet et le courrier électronique à des fins
personnelles au travail, ce qui représente des pertes considérables pour
les employeurs en terme de temps de travail et d’efficacité. Cela
entraîne également des risques de propagation de virus et
d’endommagement du système informatique de l’entreprise. De ce fait,
il est de mise, en tant qu’employeur, de se questionner et de s’orienter
sur la manière de gérer ce phénomène. Comment encadrer la
navigation des employés?  Quel contrôle et quelles sanctions devons-nous
exercer?

Une politique écrite claire

Il est difficile de dire aux employés qu’ils contreviennent aux politiques de
l’entreprise si nous ne disposons pas d’un outil de gestion rassemblant
l’ensemble des politiques administratives générales, tel qu’un « manuel
de l’employé ». Cet outil permet de clarifier dès le départ les attentes de
la direction et d’informer les employés des règles à respecter.
Ainsi, l’implantation d’une politique écrite claire, signée par les employés,
sur l’utilisation d’Internet et de la messagerie électronique tend à
informer les employés et à départager ce qui est permis de faire, de ce
qui ne l’est pas. Une telle politique prévient également les employés
qu’une utilisation inappropriée ou abusive pourra entraîner des sanctions
et que des mesures de contrôle interne et de surveillance pourront être
utilisées.

De cette manière, les employés sont conscients que le contenu de la
navigation personnelle ne peut être considéré comme confidentiel. La
jurisprudence révèle notamment des cas où des employés ont été
congédiés en raison d’une utilisation inadéquate d’Internet, ceux-ci
évoquaient que la surveillance de l’employeur constituait une atteinte à
leur vie privée. L’employeur possédant une politique écrite claire a une
longueur d’avance notable pour obtenir gain de cause, puisque
l’employé connaissait clairement la politique de l’entreprise à ce sujet,
ainsi que les limites imposées.

Puisque l’ordinateur fait, dans bien des cas, partie intégrante des outils
de travail des employés, il ne faut pas croire que l’employeur peut
simplement décider d’interdire complètement l’utilisation à des fins
personnelles pour tous les employés, à tout moment. Il s’agit plutôt
d’enrayer les utilisations abusives et d’informer les employés que
l’employeur se réserve le droit de surveiller l’utilisation que l’on fait de ses
équipements informatiques. Les employés qui décideront de contrevenir
à la politique de l’entreprise le feront donc en connaissant les risques et
les conséquences de leurs actes.

Encadrement et gestion des sanctions

Il n’est pas recommandé de surveiller automatiquement l’utilisation
d’Internet et du courrier électronique de tous ses employés, 24 heures sur
24. Une fois la diffusion d’une politique formelle, il ne faut pas se dire que
tout doit être surveillé pour permettre l’octroi des mesures disciplinaires
prévues. En premier lieu, un certain niveau de confiance doit être donné
aux employés, ce qui favorise notamment l’instauration d’un climat de
travail agréable.

Ensuite, l’employeur, qui peut raisonnablement croire qu’une utilisation
inadéquate d’Internet est effectuée sur les heures de travail, pourra se
doter des méthodes de contrôle interne et de surveillance appropriées.
Une fois l’enquête menée pour savoir si Internet et le courrier
électronique sont utilisés à des fins personnelles, il conviendra d’étudier
les circonstances pour appliquer la mesure qui s’en suit. Ainsi, certains
éléments peuvent venir aggraver la situation et justifier l’imposition de
sanctions plus sévères, allant jusqu’au congédiement. Le vol de temps
(de manière abusive), la visite de sites à caractère sexuel ou le manque
de loyauté envers l’employeur sont souvent des situations justifiant
l’application de mesures disciplinaires sévères, encore faut-il s’assurer
d’avoir des preuves et de bien connaître les circonstances de l’affaire.
Par exemple, l’employé qui reçoit des courriels inappropriés et qui en
prend connaissance ne devra pas être jugé de la même façon que
l’employé qui conçoit et transmet ce genre de courriel.

D’autres facteurs peuvent également venir atténuer ou aggraver la
faute commise, tels que la fonction occupée, l’ancienneté et le dossier
disciplinaire de l’employé. Cela vient confirmer l’importance de clarifier
la procédure d’application des mesures disciplinaires et de suivre une
gradation de sanctions proportionnelle à la faute commise. Il faudra
s’assurer d’appliquer de manière uniforme les sanctions appropriées, afin
de démontrer le sérieux de la politique quant à l’utilisation d’Internet et
du courrier électronique, et pour ne pas créer des sentiments d’iniquité
entre les membres de l’équipe.

Conclusion

Enfin, nul ne peut ignorer cette nouvelle réalité qui entraîne de plus en
plus de perte de productivité dans les entreprises. Un salarié au sens de la
loi est celui qui reçoit une rémunération en contrepartie d’une prestation
de travail, il revient donc du droit de gérance de prendre les moyens
nécessaires pour assurer une efficacité optimale. Toutefois, il faut être
structuré et cohérent dans la manière de sévir et cela débute par
l’implantation d’une politique écrite, claire, clarifiant les attentes de la
direction à l’égard de l’utilisation d’Internet et du courrier électronique.

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