L’effet des Teams, Zoom et autres : des réunions en mode accéléré

Depuis 2020, la pandémie nous a tous obligés à revoir la façon de nous rencontrer et d’échanger afin de respecter les mesures sanitaires. Nous avons donc tous été forcés de développer une certaine aisance avec les différentes plateformes de réunion et de conférence (Zoom, Teams, Google, Via et autres).

L’un des effets de cette nouvelle méthode de rencontre est que la distance et les autres réunions prévues durant la même journée ne sont maintenant plus des contraintes. Les journées de bureau durent toujours plus ou moins 8 heures, mais sont maintenant remplies d’une à 2, voire 5 à 6 réunions ou rencontres en ligne par jour pour certains gestionnaires. Il suffit de s’installer à notre bureau, de « rejoindre la réunion », d’y participer et ensuite d’en rejoindre une autre, et ainsi de suite jusqu’à la fin de la journée.

La planification et l’accessibilité à l’horaire des pairs sont aujourd’hui d’une très grande facilité. Il n’y a plus de déplacement à faire, plus de salle à préparer, plus de documents à imprimer, plus de clients internes ou externes à faire patienter à l’accueil.

Ainsi, les réunions sont maintenant possibles sans délai. C’est un bel avantage!

Par contre, elles sont tellement facilement accessibles et intensives que nous restons parfois toute la journée assis à notre bureau avec une impression d’avoir pourtant couru un marathon.

Cela veut aussi dire qu’il n’y a plus aucune seconde à perdre entre chaque rencontre, plus aucun moment de réflexion ou de préparation lors des déplacements en voiture, aucun moment d’analyse, d’échange et de discussion lorsque nous patientons dans la salle d’attente ou la salle de conférence, aucun temps de révision de notre présentation lorsque nous imprimons nos documents, pas plus de regard et d’échange non verbal lors des rencontres afin de bien cerner les besoins (mis à part lorsque la caméra fige!).

Quelques trucs pratico-pratiques pour des réunions à distance efficaces et moins envahissantes

• Du temps individuel chaque jour pour vous et pour chaque employé. Pourquoi? Pour répondre aux demandes ponctuelles, aux multiples courriels et aux urgences.
• Une pause entre chaque rencontre parce qu’on a tous besoin de s’étirer un peu, aller aux toilettes, de boire de l’eau et d’ouvrir nos documents pour la rencontre suivante.
• De la flexibilité sur l’heure de fin d’une rencontre pour permettre à ceux qui ne pourraient prendre de pause, de profiter d’un petit 5 minutes entre deux réunions.
• Des petits groupes pour des échanges plus fluides. Libérez vos employés au fur et à mesure qu’ils ne sont plus concernés par la rencontre.
• Des moments de déconnexion comme la pause dîner parce qu’un repas qu’on prend le temps de savourer nous rend beaucoup plus efficaces en après-midi!
• Une boîte courriel à « off » pendant les réunions, par respect pour le groupe, et pour éviter toutes les distractions qui ont souvent pour effet d’allonger la durée de la réunion.
• Un prénom à utiliser lorsque vous vous adressez à quelqu’un pour dynamiser les échanges, susciter l’écoute et favoriser la discussion.
• Des rencontres en présentiel, dans le respect des mesures sanitaires pour les dossiers et sujets qui nécessitent des échanges et des interactions fluides et efficaces.

EN CONCLUSION, n’oubliez pas que malgré la grande accessibilité des réunions en ligne, ralentir la cadence pour mieux « traiter tout le lot d’information » permet souvent de mieux s’orienter et performer par la suite. À quoi bon remplir toutes les semaines de rencontres de travail consécutives, sans aucun temps d’exécution? Prenez soin de vous et de vos équipes! 😊