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L’équité salariale : les obligations demeurent, même en temps de COVID !

Avec ou sans pandémie, le 31 décembre 2020, sera la date limite de réalisation d’un premier exercice d’équité salariale pour les entreprises ayant obtenu une moyenne de 10 employés et plus au cours de l’année 2016.

Le 31 décembre 2020 sera aussi la date limite pour les entreprises ayant réalisé leur exercice d’équité salariale ou de maintien de l’équité salariale au 31 décembre 2015. Ces employeurs seront dans l’obligation de réaliser leur exercice de maintien de l’équité salariale.

Mais qu’est-ce que l’équité salariale ?

Partant de la prémisse que les travailleuses reçoivent une rémunération inférieure à celle des hommes (notamment en raison de facteurs sociaux économiques et/ou de discrimination), l’équité salariale est le droit pour des personnes qui occupent un emploi à prédominance féminine de recevoir une rémunération égale à celle obtenue par les personnes qui occupent un emploi « équivalent » (donc de même valeur), mais à prédominance masculine.

Par exemple, il s’agit de comparer un poste, normalement à prédominance féminine, comme le poste de réceptionniste, à un poste à prédominance masculine, comme celui de mécanicien, dans la même entreprise. Au terme de l’évaluation des emplois et des écarts constatés, il est possible que le salaire d’un homme, occupant un emploi à prédominance féminine, soit également ajusté. Afin d’éviter toute évaluation subjective, l’obligation de chaque employeur est de procéder à une évaluation quantitative (valeur) par le biais de facteurs et sous-facteurs.

Depuis 1996, toute entreprise de compétence québécoise ayant obtenu une moyenne de 10 employés et plus dans une même année civile est assujettie à la Loi sur l’équité salariale. Une fois assujettie, elle le demeure pour toujours. 

Des obligations différentes selon le nombre d’employés

La première étape est cruciale : l’entreprise doit établir combien de salariés elle a eu, au sens de la Loi et pendant la période de référence, car les obligations sont différentes d’une situation à l’autre.  Les trois situations sont:

  • Entre 10 et 49 salariés (exercice d’équité salariale)
  • Entre 50 et 99 salariés (programme d’équité salariale)
  • 100 salariés et plus (travaux à réaliser en comité d’équité salariale)

Ainsi, en fonction des employés à inclure et de ceux pouvant être exclus, le calcul du nombre d’employés n’est pas à prendre à la légère, puisqu’il vient déterminer l’ampleur des obligations de l’entreprise.

Les quatre facteurs d’évaluation des emplois

Peu importe la méthode retenue pour l’évaluation des emplois (individuelle ou globale), elle doit inclure l’utilisation des 4 grands facteurs suivants:

  • Les qualifications requises
  • Les responsabilités assumées;
  • Les efforts requis;
  • Les conditions dans lesquelles le travail est effectué (risques et inconvénients).

Le Progiciel de la CNESST, créé afin de simplifier un peu la réalisation de ces travaux, est assez complet à cet égard et fournit un support utile à toutes les étapes du processus.

Cependant, la bonne connaissance des emplois, de même que la compréhension de leur réalité physique et mentale sont toutes des informations essentielles que tout employeur doit préalablement avoir entre les mains avant même de pouvoir débuter les travaux. Des descriptions de responsabilités complètes et détaillées dans votre entreprise peuvent donc considérablement aider l’exercice d’équité, en fournissant des informations complètes et précises sur les catégories d’emplois, les exigences requises, les compétences recherchées, les conditions d’emploi, etc.  Disposez-vous d’une description de responsabilités, à jour, et ce, pour chaque poste dans votre entreprise ?

Au terme de l’exercice d’évaluation des emplois, peu importe le nombre d’employés, l’objectif ultime est de vérifier s’il y a des écarts salariaux (en considération des avantages sociaux aussi) à l’encontre de catégories d’emploi à prédominance féminine, en vue de corriger, s’il y a lieu, ces écarts. 

En cas de retard d’un employeur à réaliser les travaux…

En cas de retard dans la réalisation de l’exercice d’équité salariale, ou de maintien de l’équité salariale, les ajustements salariaux sont rétroactifs. Bien plus, avec le programme de vérification de la CNESST, il est à noter qu’un retard dans les délais de réalisation peut occasionner l’imposition d’une amende de la part de la CNESST, de même qu’une diffusion publique du nom de votre entreprise énonçant votre retard : http://www.ces.gouv.qc.ca/roles-activites-fonctionnement/decisionsverif.asp.

Aucune entreprise ne souhaite vivre l’horreur de sortir en tête d’une recherche Google, parce qu’apparaissant dans la liste des entreprises prises à défaut par la CNESST, et ainsi, y laisser une tache durable à sa Marque Employeur et à sa notoriété d’entreprise !

Un exercice à faire à tous les 5 ans pour assurer le maintien de l’équité salariale

Après avoir complété l’exercice d’équité salariale auquel il est tenu en vertu de la Loi, chaque employeur a l’obligation d’évaluer périodiquement le maintien de l’équité salariale aux 5 ans et d’en afficher les résultats.

Depuis avril 2019, de nouvelles dispositions à la Loi sur l’équité salariale se sont ajoutées et l’employeur doit maintenant obligatoirement prendre en compte « tous les évènements » survenus au cours des 5 années précédant son exercice de maintien de l’équité salariale, susceptibles d’avoir affecté le maintien de l’équité salariale. L’employeur qui les aura notés gagnera un temps énorme à réaliser tous ses travaux. Ces changements peuvent se produire, par exemple, lors :

  • De la création/abolition de nouveaux emplois;
  • De modifications aux emplois (ex : responsabilités, supervision, communication, inconvénients, etc.);
  • De l’application de chaque augmentation salariale annuelle;
  • De la négociation d’une convention collective ou lors de son renouvellement;
  • Etc.

Dans ce contexte, dès cette année, les exercices d’équité salariale sont beaucoup plus complexes à réaliser, puisqu’en plus de recenser les événements survenus, elles doivent identifier et vérifier les effets de ces changements sur les salaires des catégories d’emploi salariaux. Ainsi, les entreprises qui doivent réaliser l’évaluation du maintien de l’équité salariale au 31 décembre 2020 pourraient devoir rétroagir au 1er janvier 2016 !!!

Ces coûts d’ajustements pourraient être majeurs et ce, surtout pour les entreprises qui :

  • Ne disposent pas d’une structure salariale basée sur la valeur de chaque poste;
  • Considèrent davantage l’équité externe (marché du travail) face à certains postes plus difficiles à combler ou fidéliser, au détriment de l’équité interne globale;
  • Gèrent leurs salaires et leurs avantages sociaux en fonction des demandes ponctuelles des employés, plutôt qu’en assurant une saine gestion de la rémunération globale;
  • Ne disposent pas d’un cadre formel pour leur permettre d’appliquer de façon cohérente, centralisée et uniforme, leurs politiques en matière de gestion des ressources humaines.

Bref, il est fort à parier que cette nouvelle disposition de la Loi sur l’équité salariale incitera un bon nombre d’entreprises à se doter de moyens pour toujours être à l’affût des « événements » et à vérifier, en vue de corriger, les écarts salariaux de façon continue plutôt que de devoir faire l’exercice rétroactivement tous les 5 ans.

Un guide utile pour votre démarche d’équité salariale ou de maintien :

https://www.cnesst.gouv.qc.ca/Publications/200/Documents/DC200-1590web.pdf

Vous réalisez que vous devez maintenant faire votre exercice d’équité salariale ou son maintien? N’hésitez pas à nous contacter.  Notre expertise en gestion de la rémunération nous permettra de vous soutenir et vous guider dans vos obligations légales.