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Nancy Cameron

Nancy Cameron
CRHA, Conseillère principale

  2013 | 04 | 10

Les caractéristiques biométriques de vos employés : des renseignements personnels qu’il vous incombe de protéger!

Votre entreprise a décidé de remiser son bon vieil horodateur (ou « punch »), afin de le remplacer par une technologique biométrique,  connaissez-vous vos obligations en matière de protection de tels renseignements personnels ?

Les mesures biométriques portent sur l’ensemble des caractéristiques distinctives d’une personne. Les empreintes digitales, la voix, les empreintes de la rétine sont des exemples de mesures biométriques.

En tant que gestionnaire d’entreprise, la  Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous impose certaines obligations, dont la nécessité d’informer, préalablement à la collecte de renseignements personnels, les personnes concernées (ex : employés) des finalités de la collecte, de l’utilisation qui sera faite des renseignements et des personnes qui y auront accès et prendre les mesures de sécurité propre à assurer la protection des renseignements personnels.

Dans cette perspective, que l’implantation d’un système de lecteurs de données biométriques soit réalisée pour contrôler les heures de travail des employés, pour mesurer l’efficacité de ces derniers, ou pour contrôler l’accès à des locaux, saviez-vous que l’identification de vos employés par le biais de caractéristiques biométriques implique :
• La nécessité de remplir le formulaire de déclaration d’une banque de caractéristiques ou de mesures biométriques, et ce, préalablement à la démarche?
• La nécessité d’obtenir le consentement de chaque employé sur la cueillette, l’usage et la conservation de caractéristiques ou de mesures biométriques?

En effet, l’article 45 de la Loi sur les technologies de l’information prévoit une obligation pour les entreprises qui souhaitent utiliser la biométrie et constituer une banque de caractéristiques biométriques. Ces entreprises doivent, préalablement à la création d’une telle banque, divulguer cette création à la Commission d’accès à l’information, via le document : Formulaire de déclaration d’une banque de caractéristiques ou de mesures biométriques. De même, les banques existantes en opération ou non doivent aussi être signalées à la Commission.

De plus, il est de votre obligation d’obtenir le consentement de chaque employé afin de pouvoir prendre les lectures biométriques. À titre informatif, voici un exemple de formulaire de consentement aux fins de la cueillette, l’usage et la conservation de caractéristiques ou de mesures biométriques, suggéré par la Commission d’accès à l’information : Exemple de formulaire de consentement sur la cueillette, l’usage et la conservation de caractéristiques ou de mesures biométriques.

En conclusion, il s’avère pertinent de respecter les conditions d’utilisation des renseignements personnels associés à vos employés, afin d’éviter toute plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, ou toute autre démarche de nature judiciaire, suite à l’utilisation d’outils technologiques achetés à gros prix!

Source d’information :
Commission d’accès sur l’information :  http://www.cai.gouv.qc.ca/

Rédigé par Nancy Cameron, CRHA

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