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Sabrina Pépin

Sabrina Pépin
CRHA, Chargée de projets RH

  2021 | 10 | 26

La prise de références et les validations: infos et outils pour éviter des plaintes

Pour un employeur, vouloir vérifier les compétences d’une personne avant de l’engager ou de lui donner une promotion est tout à fait légitime. Et plus le poste à pourvoir est important et comporte des responsabilités stratégiques, plus cette étape du processus d’embauche revêt un caractère essentiel.

Essentiel, oui. Mais attention à ne pas dépasser les limites de l’acceptable selon la législation! Voici quelques infos et outils pour vous éviter des faux pas.

Le consentement du candidat

La Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que le Code civil vous obligent à demander d’abord au candidat les informations que vous souhaitez connaître à son sujet. Toutefois, cette personne peut consentir à ce que vous vous renseigniez auprès de tiers. Pour ce faire, le candidat doit vous fournir un consentement écrit spécifiquement pour les besoins de cette vérification et qui en établit les limites. Pour vous aider, voici deux outils fort pertinents :

Recueillir que les informations nécessaires

L’employeur est autorisé à récolter uniquement les informations pertinentes pour le poste à pourvoir. Il vous est même interdit selon la Loi sur la protection des renseignements personnels d’écarter un candidat du processus de sélection sous prétexte qu’il a refusé de fournir des informations personnelles qui ne sont pas nécessaires au processus de dotation.

Les antécédents judiciaires

Les antécédents judiciaires qui ne sont pas liés au poste à pourvoir ou qui ont fait l’objet d’un pardon ne peuvent pas pris en compte dans la sélection d’un candidat. La Charte des droits et libertés de la personne du Québec stipule qu’une organisation ne peut refuser un emploi ou exclure un salarié sous ce prétexte. Vous devez donc faire preuve de prudence dans l’évaluation d’antécédents judiciaires, tant pour un poste à pourvoir que pour une promotion à l’interne.

Le dossier de crédit

C’est une pratique courante chez certains employeurs de demander systématiquement le consentement à consulter le dossier de crédit. Toutefois, si on se rappelle le premier point de cet article stipulant que vous devez récolter que les informations nécessaires, il est difficile de justifier cette demande, surtout en l’absence de responsabilités associées à la gestion de fonds ou financière.

Attention à la discrimination!

Dans vos questions visant à réunir les informations servant à établir les compétences du candidat, prenez bien garde à ne pas y glisser des éléments qui pourraient laisser croire que vous discriminez un candidat selon sa race, sa couleur de peau, son sexe ou identité de genre, son orientation sexuelle, son âge, son état civil, sa religion, ses convictions politiques, sa langue, son origine ethnique, sa condition sociale, son handicap. Ces motifs sont protégés par le droit à l’égalité et ne peuvent être pris en compte pour pourvoir un emploi que s’ils font dûment partie des exigences professionnelles du poste.

Informations en ligne

Actuellement au Québec, l’état du droit au travail ne présume pas qu’un renseignement disponible sur Internet est de nature publique et qu’il peut être recueilli sans consentement.

Les exigences de vos clients

Un de vos clients a des exigences particulières envers les candidats que vous recrutez? Ceci ne vous permet pas de vous soustraire au principe d’égalité si ce ne sont pas des exigences professionnelles. Toutefois, il faut évaluer au cas par cas ce genre de demandes. Il est possible que pour un mandat particulier, vous deviez présenter des candidats répondant à certaines exigences professionnelles justifiées, mais ce sont là des exigences uniquement pour ce client et non pour votre entreprise dans son intégralité.

Informations médicales

Au Québec, un employeur peut demander à ce qu’un examen médical soit complété avant de présenter une offre d’emploi. Toutefois, cet examen doit se limiter aux exigences physiques liées (donc les risques) associées au poste à pourvoir et seulement si ce dernier en comporte.

Droit de travail au Canada

Si vous retenez les services d’un salarié par l’entremise d’un tiers comme une agence de placement, vous avez tout de même la responsabilité de vérifier que cette personne peut travailler au Canada.

EN CONCLUSION, le recrutement est un des nombreux volets de la gestion des ressources humaines qui implique une maîtrise des lois en matière du travail. Au-delà des perceptions de tout un chacun, des mythes et des ouï-dire, comme gestionnaire ou entrepreneur, prenez le temps de bien valider vos droits et vos obligations auprès d’un professionnel en gestion des ressources humaines, CRIA ou CRHA, membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés du Québec.

Vous souhaitez plus de détail sur cette étape importante du processus de dotation? Contactez l’un de nos chargé de projets CRHA.

Référence :

https://www.cdpdj.qc.ca/storage/app/media/publications/Recruter-sans-discriminer_Guide.pdf

https://www.cameronrh.com/les-reseaux-sociaux-des-ressources-discutables-pour-la-prise-de-references/