Quelques trucs pratico-pratiques pour l’accueil et l’intégration d’un stagiaire réussi !

Dans un monde où la pénurie de main-d’œuvre bat son plein, les entreprises doivent faire preuve d’initiative afin de pallier ce défi. Et si l’on vous disait qu’embaucher un stagiaire dans votre entreprise vous permettrait non seulement de vous aider en cette période houleuse, mais vous auriez aussi un impact positif directement sur le futur des employés? Permettre aux étudiants de faire un stage dans votre milieu de travail est possible et plus accessible que jamais ! Évidemment, sachez qu’il est important de préparer son arrivée, comme un employé régulier. Voici quelques conseils quand vient le temps d’accueillir ce stagiaire chez vous !

1. Gardez un contact étroit avec l’étudiant

Cela peut vous sembler drôle de garder contact avec ce futur stagiaire, notamment lorsque vous confirmer son stage en entreprise quelques mois avant son arrivée comme c’est le cas pour la plupart des universités. Cependant, sachez qu’en communiquant avec lui pendant les mois qui vous séparent de son arrivée, vous accroitrez le sentiment d’appartenance de celui-ci envers votre entreprise. Si vous avez des activités organisationnelles prévues comme un 5 à 7 entre collègues du département qu’il rejoindra, invitez-le ! Prenez cette occasion pour présenter le futur stagiaire au département. Quel meilleur accueil que de rencontrer ses collègues dans un environnement hors travail, avant sa première journée ? Vous réduisez le stress de cet étudiant grandement de cette façon.

2. Organisez son accueil bien avant son arrivée

Lorsque vous avez choisi l’étudiant qui prendra part à votre quotidien, assurez-vous de préparer son entrée en poste d’avance. Élaborez une liste des choses à ne pas oublier lors de l’entrée en poste d’un nouvel employé (dans ce cas, le stagiaire) et un plan de formation détaillé vous permettra de vous assurer de ne pas oublier une étape cruciale de son arrivée. Et plus important, assurez-vous de préparer la formation du stagiaire sur plusieurs jours. En aucun cas ne sera-t-il capable de retenir toute l’information que vous lui transmettrez lors de sa première journée. Ainsi, vous pouvez préparer un document indiquant quelles responsabilités vous lui présenterez au cours des premiers jours.

3. La première journée, un mardi ?

Pourquoi faire entrer ce nouvel employé un lundi ? Pourquoi ne pas changer vos habitudes et garder votre lundi pour faire les suivis nécessaires et vous assurer ainsi que vous serez à la disposition du stagiaire à son arrivée ? Vous savez comment les lundis sont souvent chargés, car vous avez eu 2 jours de congé et que vous avez des suivis de courriels à faire par exemple. En accueillant votre stagiaire le mardi, vous vous permettez d’avoir la tête dans le plan de formation de celui-ci plutôt qu’elle soit ailleurs. Vous éviterez à votre stagiaire de se sentir laissé à lui-même dès sa première journée.

4. N’oubliez pas que c’est un stagiaire

Bien que cet étudiant fasse maintenant partie de vos employés, garder en tête que c’est tout de même un étudiant. Il se pourrait qu’il ne soit pas toujours à l’aise avec les responsabilités qui lui sont confiées et c’est normal, car il apprend. Pour permettre au stagiaire d’être en pleine maîtrise de ses responsabilités, pourquoi ne pas vous planifier un suivi sur l’évolution de son stage hebdomadairement ? De cette façon, vous aurez toujours l’heure juste sur comment il se sent. De plus, vous éviterez les malentendus entre vous.

EN CONCLUSION, voilà, 4 petits trucs pratico-pratiques pour un accueil chaleureux de vos prochains stagiaires, aussi applicables aux diplômés finissants ! D’ailleurs de nouvelles cohortes seront disponibles dès ce printemps. Saisissez dès maintenant ces opportunités d’embauche via les services de placement et d’aide à l’emploi des CEGEPS et des universités !

Si vous vous posez des questions sur comment préparer l’accueil et l’intégration d’un employé, nous avons les ressources pour vous accompagner dans la réalisation d’un plan d’intégration hors pair !