Rencontre d’évaluation de la performance ou « le moment de l’année où il faut passer au bureau! »

Le moment de l’année formel où le patron rencontre individuellement ses employés pour discuter performance, ou contribution au succès de l’entreprise, arrive fort probablement sous peu chez vous. Souvent perçue par les gestionnaires comme « une obligation » et par les employés comme « une mise en compétition ou en comparaison » avec leurs collègues, l’évaluation est l’objet de nombreuses idées préconçues. Et si on changeait le regard qu’on pose sur cette occasion d’échanger?

L’exemple typique que l’on voit souvent…

Un superviseur rencontre un membre de l’équipe de production, Réjean, à la cafétéria ce matin et lui propose de « passer au bureau ». La rencontre n’est pas planifiée, mais c’est essentiellement pour accomplir son devoir de gestionnaire et ainsi pouvoir signer le formulaire exigé annuellement par le département des ressources humaines. Vécue de cette façon, l’évaluation ne doit certainement pas être une partie de plaisir, ni pour le superviseur, ni pour Réjean.

Et si on laissait tomber notre idée préconçue de ce qu’est une fameuse rencontre d’évaluation de la performance?

D’ailleurs qu’est-ce que la performance? Rapidement, si on demande à Google, voilà ce qu’on obtient :

Performance

nom féminin

1.

Résultat obtenu dans une compétition.

Les performances d’un champion.

2.

Rendement, résultat le meilleur.

Les performances d’une machine.

Ce n’est franchement pas mobilisant et humain, puisque l’on fait référence à une compétition (donc une comparaison entre les personnes) et une machine (le meilleur). Ce genre de rencontre ne devrait en aucun cas donner lieu à une comparaison entre employés, mais plutôt concerner que la personne avec laquelle on discute. D’un autre côté, le lien entre la machine et le meilleur n’est pas approprié, car cette rencontre devrait être des plus mobilisantes et, dans tous les cas, personnalisée.

Oust!!! les idées préconçues 😊

Afin de vous aider à vous défaire de vos idées préconçues sur ces fameuses visites annuelles dans le bureau du patron, voici quelques astuces qui vous permettront, autant gestionnaires, qu’employés, d’optimiser votre moment de rencontre annuel :

• Focus positif : Si le terme de performance n’est pas approprié, pourrions-nous plutôt parler de contribution? Une contribution est formée des apports, des réalisations, de la collaboration et de la participation de l’employé au succès de l’organisation. Bref, on parle alors de ce que l’employé apporte de positif à l’entreprise. Étant donné que les mauvais coups, les écarts de conduite, la non-atteinte des objectifs, les erreurs et tout ce qui relève du négatif sont abordés en temps et lieu, au moment où ils surviennent, ne pourrions-nous pas laisser place qu’à ce qui relève du positif lors des rencontres d’évaluation de la performance? Bien entendu, si les écarts de conduite et les mauvais coups sont abordés au fur et à mesure qu’ils surviennent, ils doivent aussi en être de même pour « les petites tapes dans le dos » qui doivent survenir immédiatement après la terminaison d’un gros projet, la résolution d’un problème ou toutes autres réalisations méritant d’être soulignées. En bref, la rencontre annuelle devrait simplement permettre de faire un récapitulatif formel orienté positivement.
• Orienté vers le futur de manière bienveillante : Dans une rencontre annuelle, il n’y a pas lieu de refaire la lecture complète et détaillée de tous les évènements passés s’ils ont tous été abordés en temps et lieu. Ce moment sert plutôt à discuter du futur, et ce, que l’employé ait une performance de haut niveau ou non. Comment planifie-t-on son développement en fonction de sa contribution au succès actuelle? Quels sont ses besoins de développement des compétences et d’accompagnement? Quelles sont ses aspirations à moyen terme? Quels objectifs peut-on fixer ensemble pour le futur? Après tout, les gestionnaires et la haute direction veulent avancer avec leurs employés.
• Le savoir-être plus que jamais : On dit souvent qu’on embauche pour le savoir-faire et que l’on congédie pour le savoir-être. Dans ce cas, n’y aurait-il pas lieu d’y faire une bonne place au savoir-être dans nos grilles de rencontres annuelles? Vous pouvez, par exemple, souligner les personnalités à tempérament positif avec qui il est agréable de travailler, mettre en valeur le côté collaborateur et orienté « solutions », valoriser l’attitude facilitante pour l’ensemble de l’équipe. Qu’on se le dise, au quotidien, ces qualités ont des impacts énormes sur les équipes de travail.
• Planifer et prendre le temps « pour vrai » : Réjean et son superviseur devraient avoir planifié ce moment de rencontre idéalement, et minimalement, deux semaines précédant le jour J. Il importe de s’assurer d’un moment de qualité où l’on ne risque pas d’être interrompu ou de devoir terminer en vitesse accélérée. Règle générale, ce genre de rencontre devrait durer de 45 minutes à 1 heure. Bien entendu, certains employés verbalisent plus facilement que d’autres, mais chaque employé mérite d’être écouté. Donc, pour les rencontres où l’on a l’impression d’avoir fait le tour après 5 minutes, il y a lieu de se garder quelques questions magiques en réserve afin de laisser place à la discussion. Par exemple : Quelles sont les réalisations dont l’employé est particulièrement est fier? Comment verrait-il évoluer son poste (ses responsabilités) au cours des prochains moins ou années? A-t-il des suggestions d’amélioration qui viseraient à faire évoluer son poste, le département, l’équipe, son superviseur immédiat? Quelles sont ses idées pour améliorer les procédés ou le cadre de travail?
• « Échanger et discuter » et non pas « confronter et négocier » : Certaines entreprises ont déjà commencé à faire quelques petits changements qui font toute la différence lors de ces rencontres d’évaluation. Par exemple : éviter de s’asseoir face à face dans un bureau et plutôt aller marcher, déjeuner ou boire un café en dehors du lieu du travail afin d’assurer un dynamisme d’échange et de discussions. Il va de soi qu’il n’est pas toujours envisageable de faire ce genre de démarche dans toutes les organisations, notamment dans le secteur manufacturier. Dans ce cas, nous recommandons de vous en tenir à une discussion positive sur la contribution de l’employé au succès de l’entreprise et sa place dans le futur de l’organisation. Dans tous les cas, ce moment ne devrait pas être une confrontation servant à la négociation d’un meilleur salaire. Il y a lieu de se concentrer sur le contenu à aborder plutôt que sur l’attribution d’une note finale. On laisse alors tomber les notes quantifiées et on s’assure que l’employé ressorte de la rencontre en sachant s’il satisfait nos attentes ou s’il est en voie de les rencontrer et/ou comment il pourrait mieux les rencontrer.
• Coacher les employés : Souvent, les gestionnaires auront reçu un accompagnement avant de réaliser ce genre de rencontres. Ceci peut alors leur donner un certain avantage, une meilleure confiance à l’égard de cette rencontre. Par bienveillance, il y a lieu de ne pas négliger la préparation des employés afin de bien leur expliquer en quoi consistent les rencontres d’évaluation de leur contribution, et ce, dès leur embauche et dans les journées précédant chaque rencontre annuelle. Il est également recommandé de laisser un peu de temps rémunéré à tous vos employés, même ceux de la production, afin qu’ils puissent compléter leur document d’auto-évaluation, avant leur rencontre. Mettre un bureau et une plage horaire à leur disposition où ils pourront, à tour de rôle avec l’accord de leur supérieur, compléter leur grille d’évaluation pourra être facilitant.
• Pas de RH aux rencontres! : Il n’y a pas de meilleure personne qu’un supérieur immédiat pour animer ce genre de rencontre, puisque c’est avec l’équipe que se passe le quotidien. Les responsables RH n’ont donc pas leur place dans ce genre de rencontre.
• Finalement, « ENJOY!» : Ce moment de rencontre doit définitivement demeurer un moment plaisant où chaque membre de l’équipe a l’opportunité de jaser et discuter de l’avenir dans l’entreprise, de son développement professionnel, du développement de l’équipe, des nouveautés à anticiper…

EN CONCLUSION, vous pourriez nommer cette rencontre autrement, aussi positivement que nécessaire. Par exemple : la rencontre « what’s up », le « moment de causerie », la « date » professionnelle annuelle… Bref, avec vos gens, vous trouverez bien comment nommer cette rencontre, qui pourra être plus fréquente qu’annuellement !

Des questions ? Notre équipe n’a pas de recette unique préconçue, mais nous sommes là pour vous aider à trouver la vôtre, avec grand plaisir!